Pour aller plus loin…


Sommaire

Général - Numérotation

Général - Personnalisation de la facture

Général - Informations générales

Général - Informations de paiement

Général - Pieds de page

Emails

Annexes

Relance d'impayés


Depuis vos paramètres (la roue crantée en haut à droite de l'écran, numéro 1 sur l'image ci-dessous), rendez-vous dans "Facturation clients" (numéro 2 sur l'image ci-dessous).

Il existe 4 onglets de paramétrage pour la facturation clients : "Général" ; "Emails" ; "Annexes" ; "Relance d'impayés" (numéro 3 sur l'image ci-dessous) :

Général - Numérotation

1. Commencez par paramétrer la numérotation de vos devis et factures en cliquant sur le document pour lequel vous souhaitez configurer la numérotation.


💡 La coche verte signifie que la numérotation a déjà été paramétrée. La mention "à configurer" signifie que la numérotation reste à paramétrer.


2. Déterminez le nom et numéro du prochain document que vous éditerez, en remplissant les champs "Préfixe" (numéro 1 sur l'image ci-dessous) et "Numéro du prochain document" (numéro 2 sur l'image ci-dessous).

Le "Préfixe" (numéro 1 sur l'image ci-dessus) correspond au nom que Pennylane donnera à votre document. Il peut contenir des chiffres et des lettres et sera mis à jour automatiquement en fonction des variables que vous utilisez ("(annee)" ; "(mois)" ; "(jour)").

Le "Numéro du prochain document" (numéro 2 sur l'image ci-dessus) correspond au numéro que Pennylane donnera au prochain document que vous éditez :

  • Si vous éditez la première facture de vente de la vie de votre entreprise, vous pouvez commencer la séquence par le chiffre ou nombre que vous souhaitez (généralement "1").

  • Si vous avez déjà facturé des clients depuis un autre logiciel, renseignez le numéro qui suit la dernière facture éditée (par exemple "23" si votre dernière facture éditée portait le numéro "22").


🚨 La comptabilité française impose que les numéros de vos factures se suivent dans une séquence chronologique, continue et sans rupture (cf. entreprendre.service-public.fr). Vous ne pourrez donc plus changer le numéro de votre prochaine facture, une fois votre première facture éditée sur Pennylane.


Le nom de votre prochain document, comprenant son préfixe et son numéro, se met à jour automatiquement en bleu en haut à droite, en fonction des modifications que vous effectuez. Référez-y vous pour visualiser si la numérotation paramétrée vous convient (numéro 3 sur l'image ci-dessus).

Cliquez sur "Enregistrer les informations" lorsque le paramétrage de la numérotation vous convient (numéro 4 sur l'image ci-dessus).


✍️ En fonction de votre abonnement, vous pouvez éditer des bons de commande, bons de livraison et Proformas sur Pennyane. Si besoin, configurez-en la numérotation en cliquant sur "Autres types de documents à configurer", puis suivez la même procédure que pour les factures et devis.


Général - Personnalisation de la facture

Vous pouvez ajouter votre logo en cliquant sur "Ajouter un fichier" ou en le glissant/déposant directement dans le cadre en pointillé (numéro 1 sur l'image ci-dessous). Ce logo apparaîtra en haut à gauche de tous les documents que vous éditez sur Pennylane.

Vous pouvez également choisir une couleur pour personnaliser l'édition de vos documents (numéro 2 sur l'image ci-dessous). Cette couleur apparaîtra sur le nom des champs de vos documents.

Général - Informations générales

Complétez les champs "Raison sociale", "Email", "Adresse", "Capital social" et "Statut juridique" (numéro 1 sur l'image ci-dessous), qui apparaîtront en haut à droite des documents que vous éditerez sur Pennylane. Certains champs sont remplis automatiquement grâce à votre SIREN.


🚨 Le champ "Email" est obligatoire, car l'adresse renseignée apparaîtra sur les documents que vous éditez, et vos clients pourront vous contacter sur cet email, concernant les factures que vous leur enverrez.


Vous pouvez également renseigner les champs "N° de TVA", "Téléphone" et "Type de ventes par défaut" (numéro 2 sur l'image ci-dessous) si vous le souhaitez, en cliquant sur le menu déroulant "Informations optionnelles".

Général - Informations de paiement

Déroulez le menu "Informations de paiement (optionnelles)" afin de paramétrer ces informations sur vos documents.

Si vous souhaitez que vos clients vous règlent par virement bancaire, renseignez votre IBAN et votre BIC dans les champs dédiés (numéro 1 sur l'image ci-dessous).

Décochez la case "Afficher ces informations sur les devis, bons de commande et bons de livraison" (numéro 2 sur l'image ci-dessous) si vous souhaitez que vos informations bancaires n'apparaissent que sur vos factures.

Si vous travaillez avec une société d'affacturage, cochez la case "présence d'une société d'affacturage" (numéro 3 sur l'image ci-dessous). Consultez notre article dédié pour plus de détails : Utiliser une société d'affacturage.

Laissez cocher la case "J'accepte les e-virements" (numéro 4 sur l'image ci-dessous), afin de faciliter le paiement de vos clients. Cette option est gratuite pour vous et votre client, lui laisse la possibilité de vous régler par virement bancaire s'il préfère, et rapproche automatiquement votre facture de son règlement sur Pennylane si elle est utilisée par votre client. Consultez notre article dédié pour plus de détails : Les paiements par "virement immédiat" (e-virement).

Général - Pieds de page

Déroulez le menu "Pieds de page (optionnels)" afin de paramétrer ou modifier nos quatre modèles de pieds de page par défaut.

Cliquez sur un modèle pour le modifier (numéro 1 sur l'image ci-dessous) ou sur "Ajouter un nouveau modèle" si vous souhaitez créer votre propre modèle de pied de page (numéro 2 sur l'image ci-dessous).

Modifiez ou compléter les différents champs :

  • Nom du modèle (numéro 1 sur l'image ci-dessous) : Indiquez le nom interne que vous souhaitez donner à votre modèle de pied de page.

  • Langue (numéro 2 sur l'image ci-dessous) : Sélectionnez si votre modèle de pied de page est rédigé en anglais ou français. Vous pourrez ainsi utiliser un pied de page dans la langue de rédaction de vos devis et factures.

  • Concerne les... (numéro 3 sur l'image ci-dessous) : Sélectionnez si ce modèle de pied de page concerne les factures ou les devis.

  • Modèle par défaut (numéro 4 sur l'image ci-dessous) : Cochez cette case afin que ce modèle de pied de page soit utilisé par défaut sur vos prochains devis ou factures.

  • Corps du texte (numéro 5 sur l'image ci-dessous) : Indiquez les mentions que vous souhaitez voir apparaître au bas de vos devis et factures.

Enregistrez votre modèle une fois les modifications terminées (numéro 6 sur l'image ci-dessous).

Emails

L'onglet "Emails" (numéro 1 sur l'image ci-dessous) vous permet de paramétrer les modèles de mails qui accompagneront l'envoi de vos factures depuis Pennylane.

Cliquez sur un modèle pour le modifier (numéro 2 sur l'image ci-dessous) ou sur "Ajouter un modèle de mail" si vous souhaitez créer votre propre modèle de mail (numéro 3 sur l'image ci-dessous).

Modifiez ou compléter les différents champs :

  • Nom du modèle (numéro 1 sur l'image ci-dessous) : Indiquez le nom interne que vous souhaitez donner à votre modèle de mail.

  • Langue (numéro 2 sur l'image ci-dessous) : Sélectionnez si votre modèle de mail est rédigé en anglais ou français. Vous pourrez ainsi utiliser un mail dans la langue de rédaction de vos documents.

  • Concerne les... (numéro 3 sur l'image ci-dessous) : Sélectionnez si ce modèle de mail concerne vos factures, devis, abonnements GoCardless (plus de détails dans notre article dédié : GoCardless - FAQ) ou relances d'impayés (plus de détails dans notre article dédié : Relancez automatiquement vos clients dont les factures sont impayées).

  • Modèle par défaut (numéro 4 sur l'image ci-dessous) : Cochez cette case afin que ce modèle de mail soit utilisé par défaut pour vos prochains envois de factures, devis, abonnements GoCardless ou relances d'impayés.

  • Objet du mail (numéro 5 sur l'image ci-dessous) : Il s'agit de l'objet du mail que recevra votre client. Vous pouvez utiliser les variables disponibles (numéro 7 sur l'image ci-dessous) pour personnaliser automatiquement l'objet de vos mails.

  • Corps du texte (numéro 6 sur l'image ci-dessous) : Il s'agit du mail que recevra votre client. Vous pouvez utiliser les variables disponibles (numéro 7 sur l'image ci-dessous) pour personnaliser automatiquement le corps de vos mails.

Enregistrez votre modèle une fois les modifications terminées (numéro 8 sur l'image ci-dessous).


✍️ Les variables disponibles en bas du panneau latéral (numéro 7 sur l'image ci-dessous) vous permettent de personnaliser automatiquement vos modèles de mail. Copiez les valeurs rouges et collez les directement dans l'objet ou le corps du modèle de mail, comme sur l'image ci-dessous. Les bonnes informations s'incrémenteront automatiquement lorsque vous enverrez un mail à un client depuis Pennylane.


Annexes

L'onglet "Annexes" (numéro 1 sur l'image ci-dessous) vous permet de paramétrer les documents que vous souhaiterez joindre à vos envois de devis et/ou factures.

Cliquez sur "Aucune annexe - ajouter la première annexe" (numéro 2 sur l'image ci-dessous) afin de sélectionner le document à ajouter, ou glisser/déposez-le dans le cadre en pointillé.

Sélectionnez si ce document concerne uniquement les devis, uniquement les factures ou les factures ainsi que les devis (numéro 1 sur l'image ci-dessous).


✍️ Vous pouvez ajouter autant d'annexes que vous le souhaitez (numéro 2 sur l'image ci-dessous), et supprimer des annexes en cliquant sur la poubelle rouge (numéro 3 dans l'image ci-dessous).


Relance d'impayés

L'onglet "Relance d'impayés" (numéro 1 sur l'image ci-dessous) vous permet de paramétrer des séquences de relances automatiques pour tous ou certains de vos clients. Consultez notre article dédié pour plus de détails : Relancez automatiquement vos clients dont les factures sont impayées.

Cliquez sur "Activez pour tous mes clients" (numéro 2 sur l'image ci-dessous) si vous souhaitez mettre en place notre séquence de relance par défaut pour tous vos clients. Vous pourrez modifier cette séquence à tout moment !

Cliquez sur "Nouvelle séquence" (numéro 3 sur l'image ci-dessous) si vous souhaitez créer et paramétrer votre séquence de relances d'impayés.

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