⚠️ Vous ne devez importer sur Pennylane que les factures nécessaires, c’est-à-dire celles qui n’ont pas encore été saisies en comptabilité !


Les options d'import Ă  votre disposition :

  1. Adresse e-mail de transfert

  2. Application mobile Pennylane

  3. Import manuel

  4. Intégration Google Drive

  5. Intégration Dropbox

  6. Intégrations Qonto et ManagerOne

  7. Connecteurs pour vos espaces clients


⚙️ Vérifier le fonctionnement de chaque source d'import

Depuis vos Paramètres (la roue crantée en haut à droite), cliquez sur l'onglet "Transmission factures" pour retrouver les sources d'import de factures disponibles.

Vous pouvez voir toutes les sources que vous avez activé dans le premier bloc. L'email est la seule source activée par défaut, car nous vous créons une adresse prête à l'emploi!

Lorsque vous activez une source, vous pourrez-voir deux dates:

  • La dernière synchronisation : Cela correspond Ă  la dernier fois que nous avons vĂ©rifiĂ© s'il y avait des nouvelles factures

  • Le dernier import : Cela correspond Ă  la dernier fois qu'une facture a Ă©tĂ© effectivement importĂ©e

    🚨 Ces deux dates peuvent différer si aucune nouvelle facture n'a été détectée, ou que nous avons ignoré une facture déjà présente sur Pennylane.

Une aide vous précise le rythme de synchronisation de chaque source.

đź’» 1. Adresse e-mail de transfert

🎯 Utiliser pour... vos factures reçues par e-mail

Cliquez sur la carte 'Adresse e-mail' pour voir vos adresses de transmission de factures. Nous créons 2 adresses par défaut:

  • @suppliers.pennylane.com : pour transmettre les factures que vous recevez de vos fournisseurs. Elles remonteront dans l’onglet Achat du menu de gauche.

  • @customers.pennylane.com : pour transmettre les factures que vous envoyez Ă  vos clients. Elles remonteront dans l’onglet Vente du menu de gauche.

Vous avez trois possibilités pour utiliser ces adresses:

  • Manuel : Au fil de l'eau, dès que vous recevez une facture, transfĂ©rez-lĂ  Ă  l'adresse achats ou ventes pour l'importer.

  • Automatique : Depuis votre boĂ®te de messagerie, vous pouvez crĂ©er des règles de transfert automatique de vos factures vers ces adresses mails. Cela nĂ©cessite une petite mise en place: voyez par exemple les procĂ©dures pour Gmail ou Outlook 📤

  • Communiquer l'adresse mail Ă  votre fournisseur, pour qu'il envoie la facture directement sur l'adresse, avec votre adresse en copie


💡 À noter:

  • Seuls les fichiers PDF, JPEG et PNG sont acceptĂ©s. đź‘Ś

  • Les fichiers de moins de 400x400 ne sont pas acceptĂ©s. ❌

  • Vous pouvez transfĂ©rer plusieurs factures dans le mĂŞme mail, mais il nous faut un justificatif par fichier. đź“„đź“„đź“„

  • Une facture dans le corps du mail sera automatiquement transformĂ©e en PDF et importĂ©e sur Pennylane. 📧


📱2. Application mobile Pennylane

🎯 Utiliser pour... vos factures papier (notes de frais, tickets de caisse)

L'application mobile Pennylane vous permet de scanner une facture avec votre smartphone. Celle-ci sera importée d'ici quelques minutes dans votre module Achat sur Pennylane.

Vous pouvez télécharger l'application sur Apple ou Android.

Retrouvez ici l'article détaillé sur notre application mobile : Importer vos factures via notre application mobile.

✍🏻 3. Import manuel

🎯 Utiliser pour... tout type de facture

Cliquez en haut à droite sur "Importer une facture". Ajoutez ou glissez/déposez votre facture, puis notre OCR (reconnaissance de caractères) s'occupe de la lire et de pré-saisir certains champs automatiquement. Vous pouvez ensuite la compléter, la classer et la rapprocher du paiement en banque.

  • Depuis le menu Transaction

Rendez-vous dans l'onglet "Toutes les transactions" du menu Transaction. Plusieurs icĂ´nes en bout de ligne vous donnent des indications :

- L'icône trombone indique qu'un justificatif a déjà été associé à cette transaction. Vous pouvez le consulter depuis le panneau latéral qui s'ouvre à droite, en cliquant sur la ligne de transaction.

- L'icône verte indique que Pennylane a trouvé une facture qui semble correspondre à la transaction. Vous pouvez valider le rapprochement en cliquant sur l'icône.

- Pas d'icône indique qu'aucune facture présente sur Pennylane ne semble correspondre à la transaction. Vous pouvez importer la facture en cliquant sur la transaction.

📂 4. Intégration Google Drive

Notre intégration avec Google Drive vous permet d'importer automatiquement sur Pennylane tous les justificatifs présents dans les dossiers que vous avez sélectionnés.

Pour cela, rendez-vous dans vos paramètres (la roue crantée en haut à droite), puis dans l'onglet "Transmission factures". Retrouvez dans cet article la procédure de connexion détaillée : Connecter votre Google Drive sur Pennylane.


✍ À noter :

- Seul l'utilisateur qui a connecté le compte peut modifier les dossiers 🔒

- Deux fichiers identiques seront ignorés. ❌

- Une fois importées sur Pennylane, les factures seront automatiquement pré-saisies par notre OCR (reconnaissance de caractères). 🤖


📂 5. Intégration Dropbox

Le fonctionnement de l'intégration Dropbox est le même que celui de Google Drive décrit juste au-dessus. Retrouvez la procédure détaillée : Connecter votre Dropbox sur Pennylane


✍ À noter :

Pour l'instant, nous ne nous intégrons pas avec les comptes Dropbox Business ❌. Si vous êtes dans ce cas, il vous faudra créer un dossier dans un compte classique ou utiliser une autre source d'import.


💶 6. Intégrations Qonto et ManagerOne

Pour récupérer directement les justificatifs ajoutés sur votre banque, il vous suffit de connecter vos comptes bancaires sur Pennylane, avec les procédures suivantes : connecter Qonto et connecter ManagerOne.

Les API natives que nous avons développé avec ces deux néobanques, permettent de récupérer automatiquement les transactions, les pièces justificatives attachées, ainsi que les commentaires laissés sur votre application bancaire. Les factures sont donc directement considérées comme payées.

đź“© 7. Connecteurs pour vos espaces clients

🎯 Utiliser pour... les factures d'achat situées sur le site de vos fournisseurs

Grâce à notre intégration avec BudgetInsight, vous pouvez désormais :

  • Vous connecter Ă  vos extranets client directement depuis Pennylane

  • Recevoir une alerte en cas de dĂ©connexion d'un connecteur

  • Identifier plus facilement la source des factures rĂ©cupĂ©rĂ©es et leur fournisseur d'origine

Pour cela, rendez-vous dans vos Paramètres > Transmission factures > Connecteurs ; cliquez sur Connecter un compte et choisissez les différents portails clients que vous voulez connecter.


💡 À savoir : le statut de chaque connecteur est affiché sur Pennylane. Certains fournisseurs vous demanderont parfois de vous reconnecter, ou de mettre en place une authentification forte.


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