Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale :

  • Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilĂ©es, taxe sur les conventions d'assurance, etc.) : 3 ans Ă  partir de l'annĂ©e d'imposition, ainsi les Ă©lĂ©ments concernant les taxes dues pour l'annĂ©e N doivent ĂŞtre conservĂ©s jusqu'Ă  la fin de l'annĂ©e N+3 (article L. 176 du Livre des procĂ©dures fiscales) ;

  • Pièces justificatives : bon de commande, bon de livraison ou de rĂ©ception, facture client et fournisseur, etc. : 10 ans Ă  partir de la clĂ´ture de l'exercice (article L. 123-22 du Code de commerce).

Puis-je imprimer une facture reçue par email puis supprimer l'email/la facture?

Une facture reçue sous format électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans, même si l’entreprise la conserve également en format papier après l’avoir imprimée. Passé ce délai, la facture peut être conservée, au choix, sous format papier ou sous format électronique.

Puis-je scanner mes factures papier puis les jeter ?

Une entreprise peut numériser les factures qu’elle reçoit en format papier pour les stocker sur un support informatique. Pour cela, il faut respecter toutes les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales :

  • L’entreprise doit ĂŞtre en mesure de reproduire la facture Ă  l’identique par rapport Ă  l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent ĂŞtre reproduites Ă  l’identique en cas de mise en place d’un code couleur ;

  • Le document numĂ©risĂ© doit ĂŞtre conservĂ© au format PDF ou PDF A/3 assorti d’une signature Ă©lectronique ou d’un cachet serveur conforme, au minimum, au rĂ©fĂ©rentiel gĂ©nĂ©ral de sĂ©curitĂ© (RGS) de niveau une Ă©toile, d’une empreinte numĂ©rique ou de tout autre dispositif sĂ©curisĂ© Ă©quivalent fondĂ© sur un certificat dĂ©livrĂ© par une autoritĂ© de certification figurant sur la liste de confiance française ;

  • Le document numĂ©risĂ© doit faire apparaĂ®tre tout ajout, remarque ou information qui aurait Ă©tĂ© annotĂ© sur le document papier ;

  • Les opĂ©rations d’archivage numĂ©rique des factures Ă©tablies originairement sur support papier sont dĂ©finies selon une organisation documentĂ©e, faisant l’objet de contrĂ´les internes, permettant d’assurer la disponibilitĂ©, la lisibilitĂ© et l’intĂ©gritĂ© des factures ainsi numĂ©risĂ©es durant toute la durĂ©e de conservation.

L’archivage numérique des factures peut être effectué par l’entreprise directement ou par un tiers mandaté à cet effet.

En pratique, il est quasiment impossible de respecter toutes les conditions fixées par la loi et il est donc fortement recommandé de faire appel à un tiers qui propose l'archivage électronique des factures et pièces justificatives à valeur probante (l'archivage électronique ne suffit pas, il doit être à valeur probante !).

Quel risque en cas de non-conservation des factures ?

  • Ă€ dĂ©faut de conservation des factures clients, l’entreprise encourt une pĂ©nalitĂ© de 50 % des montants facturĂ©s.

  • Ă€ dĂ©faut de conservation des factures fournisseurs, l’entreprise risque un rejet de dĂ©duction des charges, ce qui a pour consĂ©quence d’entraĂ®ner la taxation d’un bĂ©nĂ©fice supplĂ©mentaire.

  • Ă€ dĂ©faut de conservation des documents comptables, l’entreprise risque un rejet de comptabilitĂ©. Ce rejet entraĂ®ne la mise en Ĺ“uvre d’une procĂ©dure de rectification contradictoire par l’administration fiscale, qui recalculera le bĂ©nĂ©fice de l’entreprise sur la pĂ©riode concernĂ©e.

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