Pour aller plus loin ...

Importer vos factures sur Pennylane

L'OCR Pennylane

Saisie des factures en mode plein écran

Comment analyser vos comptes avec les catégories analytiques ?


Sommaire:

  1. Import des factures et lecture par l'OCR

  2. Statuts des factures

  3. Date d'émission d'une facture

  4. Numéro de compte

  5. Autres icônes

  6. Recherche et filtres

  7. Saisir des factures

  8. Modification et validation en masse des factures

  9. Analytique sur les factures

  10. Astuces


  1. Import des factures et lecture par l'OCR

Toutes les factures fournisseurs et clients importées sur Pennylane arrivent dans le module de saisie "Factures fournisseurs" et "Factures clients".
Il est possible de voir comment ont été transmises les factures via la colonne Source.

Pour les factures envoyées par e-mail, il est possible de connaître son expéditeur en passant votre souris sur le tag "e-mail".


À ce stade, l’OCR a détecté les informations de la facture et a prérempli les champs principaux (nom du fournisseur/client, montant TTC et HT, date de facture, date d’échéance, taux de TVA, montant TVA, compte de charges/produits…).
On retrouvera sur la page différentes informations concernant la facture, à savoir:

  • Le statut de la facture

  • La date d'émission

  • Le tiers

  • Le numéro de la facture

  • Le numéro du compte de charge

  • Le(s) taux de TVA appliqué(s)

  • La date d'ajout

  • La source d'import

  • Le montant TTC

2. Statuts des factures

Chaque facture a un statut en fonction de son traitement.
Il existe 4 types de statuts :

3. Date d'émission d'une facture

On retrouvera ici la date à laquelle la facture a été émise.

💡 Si la date d'échéance est différente de la date d'émission, on retrouvera alors la date d'échéance en passant la souris sur la date d'émission.

4. Numéro de compte

Suite à l'import d'une facture le compte de charge est automatiquement renseigné.

  • Si l'OCR a bien détecté le nom du fournisseur et que ce fournisseur a un compte de charges enregistré par défaut, ce compte de charges sera renseigné.

  • Si l'OCR n'a pas détecté le nom du fournisseur ou si le fournisseur n'a pas de compte de charges enregistré par défaut, le compte renseigné sera le compte 6288 - Autres charges extérieures diverses.Ce compte est mis en évidence en étant de couleur jaune, pour être facilement identifié.

5. Autres icônes

  • Alerte doublon

    Si l'outil a détecté un potentiel doublon, on aura ce logo qui apparaîtra sur la ligne de la facture:

  • Commentaires laissés

    Si un commentaire a été laissé sur une facture, on retrouvera ce logo sur la ligne de la facture:

    En effet, il est possible d'ajouter un commentaire sur une facture de deux manières:

  • depuis la page d'accueil, cliquez sur une facture puis ajoutez votre commentaire dans la colonne Commentaires

  • depuis le mode plein écran en cliquant sur Commentaires

    Le commentaire sera visible par le client depuis sa vue Achats. Il pourra alors vous répondre dans le fil de discussion.

  • Factures en devise

    Les factures en devise sont repérables par le petit i situé à gauche du montant. Vous pouvez visualiser le montant en devise en plaçant votre curseur sur le petit i.

6. Recherche et filtres

Vous pouvez effectuer des recherches en fonction du nom de fichier, du tiers ou du numéro de facture ou bien du numéro de compte comptable.

Vous pouvez filtrer les factures par statut, par date d'émission, par tiers, par taux de TVA, par montant, par catégories ou par source d'import.

7. Saisir des factures

Vous pouvez saisir les factures de deux manières:

  • Depuis la fenêtre latérale droite accessible en cliquant sur une facture depuis l'écran d'accueil.

Depuis l'onglet Saisie, vous pouvez alors compléter les champs puis valider la saisie.

Les onglets Ecritures, Analytique, Commentaires vous permettent de retrouver les écritures générées, les catégories analytiques affectées ainsi ques les évenuels commentaires.

  • Depuis le mode plein écran

Voir article Saisie des factures en mode plein écran

8. Modification et validation en masse des factures

Il est possible de valider en masse les factures ayant comme statut "A confirmer". En effet, il y a déjà une écriture comptable associée à ces factures.

Pour ce faire, recherchez les factures concernées à l'aide des filtres (1), sélectionnez les factures (2) puis cliquez sur Confirmer (3).

Il est possible de modifier en masse l'imputation des factures, quel que soit leur statut. Pour ce faire, recherchez les factures à modifier (1), sélectionnez-les (2) puis cliquez sur "Modifier".

9. Analytique sur les factures

Il est possible d'affecter un tag analytique à une facture. Pour ce faire, depuis l'écran d'accueil, cliquer sur une facture puis aller dans l'onglet Analytique. Vous pouvez affecter plusieurs tags analytiques en les pondérant. Les tags analytiques n'ont aucun impact comptable mais vous permettent de faire une analyse par catégorie. Il est possible d'exporter un grand livre analytique depuis l'onglet Grand Livre.

10. Astuces

✍ Il est possible de modifier le nombre de lignes à afficher par page

✍ Lorsque l'on sélectionne plusieurs lignes, on retrouve le total de la sélection en bas de la page.

✍ Il existe un raccourci clavier pour sélectionner plusieurs factures rapidement en faisant MAJ + clic

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