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Comment importer des écritures ? (Vidéo)

Comprendre les différents statuts dans le module d'import

Erreurs éventuelles


Comment importer des écritures ?

1) Téléchargement du fichier

Aller dans l’onglet Import du module de saisie comptable et cliquer sur Importer un fichier - Ecritures.

Télécharger le fichier au format Excel ou CSV et cliquer sur la clé pour préparer l'import.

Vous pouvez soit réaliser le mapping manuellement en cliquant sur "Commencer l'import", soit utiliser un mapping déjà enregistré.

💡Nous avons créé des modèles par défaut pour les imports d'OD de paie de Listo, Silae et Payfit.

2) Mapping du fichier

Si vous n'avez pas sélectionné un modèle de mapping, il convient de mapper les colonnes de votre fichier avec les champs de Pennylane.

Champs Obligatoires

Champs optionnels

Date d'opération

Numéro de compte

Débit

Crédit

Libellé de compte

Numéro d'écriture

Libellé d'écriture

Code journal

Taux de TVA

Code Pays

  • Numéros d’écriture: champ optionnel sauf s'il y a plusieurs dates dans votre fichier.

⚠️ Si votre fichier comporte plusieurs dates, votre fichier doit obligatoirement comporter un numéro d'écriture. En effet, un numéro d'écriture peut être associé à une unique date.

  • Date: renseigner la colonne date et indiquer le format de date utilisé dans votre fichier.

  • Numéro de compte: renseigner le compte comptable. Cela peut être un compte auxiliaire.

  • Libellé du compte: renseigner le nom du compte

  • Débit: renseigner la colonne débit

  • Crédit: renseigner la colonne crédit

  • TVA du compte (optionnel): renseigner la TVA du compte. Attention au format de la TVA. On ne peut renseigner un taux de TVA que sur les comptes de classe 6 et 7.

  • Code pays du compte (optionnel): renseigner le code pays du compte. Attention au format du code pays. On ne peut renseigner un code pays que sur les comptes de classe 6 et 7.

  • Libellé de la ligne (optionnel): renseigner le libellé d’écriture

  • Code journal (optionnel): Renseigner le journal. Par défaut, les écritures seront importées dans le journal d'OD.

Une fois le mapping effectué, cliquer sur le bouton "Continuer" en haut à droite.

Vous avez la possibilité de sauvegarder le mapping pour le réutiliser lors des imports similaires ultérieurs.

3) Revue des données

Pennylane vérifie le mapping réalisé et indique les erreurs éventuelles.

A ce stade, vous pouvez soit 'éditer le modèle' pour modifier le mapping ou 'finaliser l'import' pour importer les données dans Pennylane.

4) Import

Les données sont importées. Vous pouvez retrouver le fichier importé depuis le module d'imports.


Remarques:

  • Il est possible d’auxiliariser les comptes 401 et 411. Il n'y a pas de champ dédié aux comptes auxiliaires. Cependant, vous pouvez associer les comptes auxiliaires de votre fichier avec le champ "Numéro de compte" sur Pennylane.

  • Pour les comptes de TVA: ne pas ajouter de taux de TVA dans la colonne TVA mais renseigner directement les comptes avec les taux de TVA correspondants.

  • Attention aux formats de date et aux formats de TVA et code pays (cf. légende)

Comprendre les différents statuts dans le module d'import

Erreurs éventuelles

  • Le fichier n'est pas au format Excel ou CSV.

  • Le titre des colonnes n'a pas été supprimé lors de l'import. Pensez à bien sauter une ligne au début si jamais votre fichier Excel comporte des titres de colonnes.

  • Les écritures ne sont pas équilibrées

Il est essentiel qu'un numéro d'écriture soit associé à une unique date, et que le solde de cet écriture soit égal à 0. Un rapide TCD sur votre fichier Excel vous permet de vérifier que les écritures sont bien équilibrées.

  • Le fichier TXT comporte des ;

Ce type d'erreur apparaît quand il y a des lignes vides sur le fichier CSV. Pour pouvoir supprimer ces lignes vides, ouvrir le fichier au format TXT et supprimer les ; sur le fichier TXT.

  • Votre fichier comporte des numéros de comptes commençant par 41106.

    Sur Pennylane, les comptes commençant par 41106 sont des comptes clients standards. Il ne sont pas modifiables.

    Ainsi, nous vous conseillons de changer les numéros de comptes 41106.

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