Pour aller plus loin...

Reprendre un dossier sur Pennylane


Sommaire :

Téléchargement du FEC sur Pennylane

Mapping des comptes et import

Contrôles post-import

Import des pièces jointes avec le FEC

Comprendre les erreurs éventuelles


Téléchargement du FEC sur Pennylane

1) Depuis l'onglet Imports, cliquer sur "Importer un fichier"

2) Sélectionner le type de fichier à importer “FEC”

Une fois téléchargé, le statut du FEC est "À traiter". Cliquer sur la clé à molette à droite du fichier pour préparer l'import.

Il convient de faire correspondre chacun des comptes du FEC avec les comptes de Pennylane. On peut au choix créer des comptes (selon les suggestions proposées) ou choisir les comptes du PCG de Pennylane.

Mapping des comptes et import

  1. Configuration des comptes bancaires

Il faut mapper (1) les comptes 512 issus du FEC avec les comptes bancaires synchronisés sur Pennylane. Si le compte n’est pas synchronisé, il est toujours possible d’ajouter un compte manuellement en cliquant sur "Ajouter un compte bancaire" (2). Une fois les comptes bancaires renseignés, cliquez sur “Page suivante" (3).

2. Configuration des journaux

Il vous faut mapper les journaux issus du FEC avec ceux de Pennylane. Pour cela vous pouvez utiliser un journal déjà existant dans notre base de données en cliquant sur l’icône crayon (1). Si vous devez créer un nouveau journal cliquez sur “Créer un journal” (2). Une fois les journaux renseignés correctement, cliquez sur “Page suivante”(3).

3. Mapping plan comptable

Il vous faut mapper les différents comptes synchronisés sur Pennylane. Vous pouvez naviguer entre les différents onglets à l’aide du menu (1). Si les intitulés des comptes crées par défaut ne conviennent pas, vous pouvez les modifier en cliquant sur l’icône crayon (2). Une fois le plan comptable renseigné correctement, cliquez sur “Page suivante” (3).

⚠️ Pour les comptes de TVA, on ne peut pas créer de comptes personnalisés. Il est nécessaire de choisir ceux du PCG de Pennylane car ils sont reliés au module de déclaration de TVA.

💡 Lorsque vous quittez le module d'import de FEC, le mapping est automatiquement sauvegardé. Vous pouvez réutiliser un mapping utilisé en cliquant sur le bouton "Réutiliser un mapping existant", accessible depuis les 3 premiers onglets, puis en sélectionnant le mapping de votre choix.

4. Récapitulatif

Cette étape vous permet de vérifier si toutes les écritures sont bien renseignées et si le ficher est prêt à être importé. Si vous avez des modifications à faire, cliquez sur “Page Précédente”(1). Si le fichier est prêt à être importé, cliquer sur “Finaliser l’import” (2).

Vous pouvez suivre l'avancement de l'import du FEC depuis la page Imports.

Une fois le FEC importé, vous pouvez voir les éléments importés (1), visualiser le mapping réalisé (2), supprimer l'import de FEC (3).

Contrôles post-import

  • Cadrage de la balance et archivage des données si besoin

Une fois le FEC importé, il convient de vérifier que le solde de la balance générale sur Pennylane cadre bien avec le solde du FEC importé.

✍️ Ce contrôle est surtout pertinent dans le cadre d'un import de FEC définitif.

Le solde ne cadre pas lorsque des factures ou des transactions bancaires ont été importées dans Pennylane pour la période correspondant aux dates du FEC.

Il convient donc de les archiver pour éviter qu'il y ait des doublons avec le FEC.

Pour ce faire, aller dans Paramètres - Infos Clients - Actions

  • Sélectionner la période que vous souhaitez archiver

  • Sélectionner les éléments à archiver (Factures fournisseurs, factures clients, transactions bancaires)

  • Cliquer sur Archiver

💡 Archiver un élément ne le supprime pas de Pennylane mais supprime son impact comptable. Il sera possible de le restaurer à tout moment si vous avez besoin de le comptabiliser.

  • Clôture de l'exercice et génération de reports à nouveau

L’exercice se clôture depuis les paramètres, dans les onglets Infos Clients - Fiscal.

Une fois l'exercice clôturé, il est possible de générer une écriture de report à nouveau.

💡 Un administrateur peut rouvrir un exercice clôturé.

⚠️ Si on intègre deux FEC portant sur deux exercices N-1 et N, ne pas générer les à-nouveaux de l’exercice N-1 car ils seront intégrés dans le FEC N.

Import des pièces jointes avec le FEC

Il est possible d'importer les pièces jointes une fois le FEC importé dans Pennylane.

La procédure se déroule en deux étapes :

  • Sur le fichier FEC

Afin que le fichier soit correctement rattaché à l'écriture comptable correspondante, il est nécessaire que le libellé du fichier soit indiqué dans la colonne PieceRef de la ligne du FEC à laquelle vous souhaitez rattacher la pièce jointe.

Par exemple, ici, une fois importé, le fichier nommé "137" sera bien rattaché à l'écriture numéro 3.

⚠️ Ne pas mettre le nom des extensions(.pdf, .png…) dans la colonne PieceRef.

Puis, importez le fichier FEC comme décrit plus haut.

  • Import des pièces jointes

Une fois le FEC importé, aller dans le module d'import et cliquer sur le bouton "Joindre une archive" à droite du FEC importé.

Puis importez toutes les pièces jointes dans un fichier ZIP.

⚠️ Pour que les pièces jointes soient correctement rattachées aux écritures correspondantes, il est nécessaire que les libellés des fichiers soient identiques aux libellés inscrits dans la colonne PieceRef du FEC.

✍️ Contactez l'équipe support si vous ne pouvez pas joindre une archive.

Comprendre les erreurs éventuelles

  • Le FEC n'est pas au bon format (.csv ou .txt)

  • Le fichier ne comporte pas les colonnes obligatoires imposées par l’administration fiscale ou comporte des colonnes non autorisées. (cf. Article A47 A-1 - Livre des procédures fiscales).

    Le FEC n'est pas équilibré. Vérifiez bien que Débit = Crédit.

  • Les écritures sont groupées, n'ont pas un solde égal à 0. Il est essentiel qu’un numéro d’écriture soit associé à une unique date, et que le solde soit égal à 0. Un TCD permet de vérifier rapidement que c’est bien le cas.

  • Il n’existe pas d’exercice fiscal créé dans Pennylane pour ce FEC. Dans ce cas, il faut créer l’exercice dans Pennylane.

  • Il y a des ; dans le fichier CSV séparateur ;

    Cela crée des séparations au mauvais endroit. Nous vous conseillons de supprimer les ; dans votre fichier Excel à l'aide d'un Ctrl + H :

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