Article lié:

Fonctionnement de la page Transactions


Il existe 4 manières de traiter les transactions bancaires sur Pennylane :

  1. Via le matching des transactions bancaires avec une facture

  2. En créant une règle d'automatisation

  3. En saisissant le compte de contrepartie manuellement

  4. En saisissant une facture (de manière ponctuelle ou automatique)

Lorsque vous cliquez sur une transaction bancaire, ces 4 manières sont disponibles dans l'onglet Traitement.

1. Le matching des transactions

Le logiciel nous suggère des matchs disponibles avec cette icône:

Depuis l'onglet Réconciliation, vous pouvez:

  1. Rapprocher la facture. Cela aura plusieurs effets:

    • Lettrage du compte 401 ou 411

    • Lettrage et génération de l'écriture de TVA.

    Cela a le même effet que rapprocher une facture de son paiement depuis le mode plein écran dans le module de saisie des factures

  2. Masquer/Visualiser la facture

  3. Ouvrir le module de saisie des factures. Cela vous permettra notamment de valider la saisie comptable si cela n'a pas été déjà fait.

  4. Chercher parmi davantage de factures si le match suggéré ne convient pas.

  5. Saisir une facture (voir §4)

💡 Cliquer sur l'icône "Réconciliation suggérée" vous amène directement à l'onglet Réconciliation d'une transaction bancaire.

Une fois rapprochée, le statut de la transaction bancaire change et devient

Traité si la facture a été saisie. Si la facture n'a pas été saisie, le statut de la transaction bancaire reste A traiter.

Pour dé-rapprocher une facture de son paiement, dans l'onglet Réconciliation, cliquer sur le bouton "Modifier la sélection".

puis sur la croix rouge.

2. Règles d'automatisation

Pour le traitement des transactions bancaires autres qu’achats ou ventes et récurrentes comme les virements internes, paiement d’organismes sociaux ou paiements de salaires sur Pennylane, il est possible d'automatiser la saisie en créant une règle d'automatisation.

Pour ce faire, cliquer sur "Créer une règle" dans l'onglet Traitement puis compléter les paramètres de la règle:

  1. Compte de contrepartie du 512

  2. Nom de la règle

  3. Date à partir de laquelle la règle est effective

  4. Mots clés

  5. Permet de visualiser quelles transactions bancaires vont êtres impactées par la règle d'automatisation.

    💡 Si l'aperçu sur le libellé est noir, la règle va bien s'appliquer à cette transaction. S'il est rouge, la règle ne s'appliquera pas, il faut revoir les mots clés utilisés.

  6. Il est possible d'appliquer la règle d'automatisation à tous les comptes bancaires ou à certains comptes en particulier.

  7. Enregistrer la règle

Quels mots clés utiliser ?

  • Il est possible d'utiliser des caractères spéciaux si les mots clés ne sont pas continus.

. signifie n’importe quel caractère 
* signifie que le caractère précédent est présent en 0 ou plus exemplaires
+ signifie que le caractère précédent est présent en 1 ou plus exemplaires

Donc par exemple
ab*c va matcher avec ac, abc, abbc et ainsi de suite
a.c va matcher avec abc, aoc, awc, a c …
a.*c va matcher avec ac, abc, abdffsdfdsc, a patate c …
a.+c va matcher avec abc, abdffsdfdsc, a patate c … 

  • Pensez à bien utiliser le symbole \ devant les caractères suivants: . + * \ ^ $ ? [ ] ( )

  • La barre verticale vous permet de chercher un mots parmi plusieurs mots.

    Par exemple, si vous renseignez en mots clés "orange|free|bouygues", la règle impactera toutes les transactions bancaires comprenant un mot parmi orange, free et bouygues.

Visualiser, modifier les règles d'automatisation

Il est possible de visualiser toutes les règles d'automatisation en allant dans les Paramètres (1) puis dans l'onglet Règles d'automatisation (2).

Il est possible de modifier et/ou supprimer les règles, et d'en créer de nouvelles depuis cette page.

La gestion des règles d'automatisation se fait désormais dans le centre de règles.

💡 Le robot est le symbole des règles d'automatisation.
Ainsi, dans la balance générale, il est possible de savoir si les lignes ont été saisies manuellement ou via une règle d'automatisation.

3. Renseigner un compte de contrepartie

Cliquer sur "Saisir une contrepartie manuellement". Depuis l'onglet Ecritures, saisir le compte comptable à la place du compte 471, puis cliquer sur Enregistrer. Le statut de la transaction bancaire devient Traité.

💡 Il est possible d'ajouter une ligne supplémentaire en cliquant sur le +.

4. Saisir une facture

Il est possible de créer une facture automatique pour une transaction bancaire, soit de créer une facture sans attacher de pièce justificative. Ainsi, un compte de tiers (client ou fournisseur) sera mouvementé mais automatiquement soldé à la création de la facture.

Cliquer sur "Saisir une facture". Depuis l'onglet Réconciliation, compléter les informations (Fournisseur/Client, compte de charges/produits, taux de TVA).

On peut soit:

  1. Créer une facture de manière ponctuelle => Cliquer sur Créer

  2. Automatiser la création de factures automatiques. Il faut avoir au préalable enregistrer les paramètres par défaut pour le fournisseur/tiers. Cliquer sur le bouton "Définir par défaut pour le fournisseur" si besoin.

    En effet, il est possible de créer des factures de manière automatique uniquement pour les fournisseurs/clients qui ont toujours le même compte de charges/produits et le même taux de TVA.

Pour configurer la création automatique de factures, vous pouvez saisir plusieurs mots clés, puis cocher la case "Appliquer aux transactions à traiter & En attente", et cliquer sur "Enregistrer".

Les transactions bancaires provenant d'une saisie de facture automatique passent en statut "A confirmer". Pour confirmer une transaction bancaire, cliquer dessus et cliquer sur le tick mark.

Autrement, il est possible de confirmer plusieurs transactions bancaires en les sélectionnant et en cliquant sur "Confirmer".

Il est possible de sauter cette étape en cliquant sur "Outrepasser la vérification manuelle" lors de la configuration de factures automatiques.

💡 Nous retrouvons les factures créées depuis la page Transactions dans le module de saisie des factures fournisseurs ou clients avec comme source "Génération depuis le libellé"

💡 Pour gérer les règles de création de factures aller dans les onglets Fournisseurs ou Clients du module "Dossier du client". Sélectionner un tiers puis cliquer sur "Paramètres autofactures" Vous pouvez alors modifier la règle ou stopper la configuration automatique de factures en décochant la case "Création automatique de factures à partir du libellé".

Avez-vous trouvé votre réponse?