Sommaire:

Quelle est la différence entre archiver et supprimer ?

Comment archiver/désarchiver une facture ou une transaction bancaire ?

Dans quel cas archiver une facture ou une transaction bancaire ?

Supprimer définitivement une facture

Supprimer en masse

Réinitialiser un dossier


Quelle est la différence entre archiver et supprimer ?

Il est possible d'archiver ou de supprimer une facture ou une transaction bancaire. Cela supprime son impact comptable.

Comment archiver/désarchiver une facture ou une transaction bancaire ?

a. Depuis le module de saisie des factures

Il est possible d'archiver une ou plusieurs factures depuis l'écran d'accueil en les sélectionnant puis en cliquant sur la poubelle rouge.

Vous pouvez également archiver une facture lorsque vous êtes en mode plein écran en cliquant sur la poubelle rouge en haut à droite.

Cela supprime les écritures comptables des factures. Les factures se retrouvent alors en statut "Supprimé". Il est possible de les restaurer/désarchiver pour pouvoir les comptabiliser.

b. Depuis le module Transactions

Il est possible d'archiver une ou plusieurs transactions bancaires depuis l'écran d'accueil en cliquant sur la poubelle rouge.

Cela supprime les écritures comptables des transactions bancaires. Les transactions bancaires se retrouvent alors en statut "Supprimé". Il est possible de les restaurer/désarchiver pour pouvoir les comptabiliser.

c. Depuis l'onglet "Infos Clients"

Il est possible d'archiver/désarchiver en masse des factures ou des transactions bancaires pour une période donnée depuis l'onglet Infos Client - Actions dans les Paramètres (accessible depuis la roue crantée ou depuis le menu latéral gauche)

Saisir la période pour laquelle vous souhaitez archiver/désarchiver des transactions et sélectionner les catégories à archiver/désarchiver.

Pour les transactions bancaires, il est possible de sélectionner un ou plusieurs comptes bancaires.

Pour les factures, il est possible de sélectionner une ou plusieurs sources.

⚠️ Suite à l'import d'un FEC, des factures sont créées à partir des écritures d'achat et de vente. On les retrouve dans le module de saisie des factures avec comme source "FEC". Si vous procédez à un archivage en masse, faites attention à ne pas archiver les factures issues du FEC car cela supprimera une partie du FEC importé.

Dans quel cas archiver des factures/ transactions ?

Cas 1 : transaction ou facture antérieure à la date de reprise

Lorsque un dossier est basculé sur Pennylane, la mission commence à partir d'une certaine date de reprise (qu'il est possible de renseigner dans l'onglet Infos Client) Nous distinguons alors 2 cas :

  • Avant la date de reprise : intégration du FEC pour l'historique de la compta

  • A partir de la date de reprise : Saisie comptable via Pennylane

Lorsqu'un nouveau client connecte son / ses compte(s) en banque ou nous transmet ses factures, il peut arriver que nous récupérions des flux bancaires ou des factures antérieures à la date de reprise. Dans ce cas, nous n'avons pas besoin de traiter les transactions ou les factures, car cela risquerait de faire un doublon en comptabilité avec le FEC importé.

⚠️ Attention toutefois il se peut que certaines factures de fin de période du FEC ne soient pas intégrées dans le FEC car non transmises à l'ancien comptable. Dans ce cas il faudra les saisir sur la période de la reprise.

Cas 2 : doublons

  • Il se peut que le client s'emmêle dans les factures à nous transmettre et nous en transmette deux fois la même. De même, des erreurs dans les connexions bancaires peuvent générer des doublons de transactions.

  • Pennylane détecte les doublons et indique doublons dans la vue facture ou bien dans la vue Transactions.

💡 Pour une connexion bancaire plus stable et afin d'éviter les doublons de transactions, nous vous conseillons de mettre en place l'EBICS.

Cas 3 : facture fournisseur transmise par le client pour un fournisseur concerné par les auto-factures (règle d'automatisation)

Il peut arriver que le client importe sur Pennylane des factures fournisseur correspondant à un fournisseur pour lequel nous avons défini une règle dite "auto-facture" (traitement des transactions récurrentes). Dans ce cas-là, il n'est pas nécessaire de traiter la facture transmise par le client, puisque nous avons déjà généré une auto-facture.

Si vous repérez une facture provenant d'un known supplier ou d'un fournisseur qui vous semble familier, il est de bon ton de vérifier qu'il existe une règle d'automatisation pour celui-ci. Si c'est le cas, on peut alors vérifier qu'une auto-facture a bien été générée, et archiver la facture reçue par le client.

💡 Pour voir les fournisseurs concernées par une règle d'auto-facture, aller dans l'onglet Liste des fournisseurs du module Dossier client. Le tag "Saisie auto-factures" dans la colonne Règles activées nous indique les fournisseurs pour lesquels une règle d'auto-facture a été mise en place.

Supprimer définitivement une facture

Il est possible de supprimer définitivement une facture archivée depuis les vues Achats ou Ventes du module Vues Client.

Supprimer en masse

Il est possible de supprimer de Pennylane des journaux ou bien des factures fournisseurs et clients.

Aller dans Infos Clients - Actions.

Saisir la période pour laquelle vous souhaitez supprimer des opérations ainsi que les opérations concernées et cliquer sur Supprimer.

=> Les opérations ne seront plus visibles dans Pennylane.

Réinitialiser un dossier

Il est possible de supprimer l'intégralité des données comptables d'un dossier en cliquant sur le bouton "Réinitialiser" depuis l'onglet Infos client - Actions (Paramètres de l'entreprise).

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