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La catégorisation analytique au service du pilotage d'entreprise

Mettre la technologie au service des dirigeant.e.s pour les aider à piloter efficacement leurs entreprises et à prendre les bonnes décisions grâce à leurs données financières en temps réel et en un seul endroit est la vision de Pennylane depuis le premier jour.

Un premier aspect concerne l'analyse de la trésorerie, à travers les opérations bancaires (ou transactions). En effet, la trésorerie est un élément phare de la gestion financière de l’entreprise et constitue l’ensemble des ressources disponibles et mobilisables. Quelle que soit la taille, la situation ou l’activité de la société, il ne faut pas négliger cet aspect stratégique qui peut avoir des répercussions importantes sur la gestion et la pérennité de votre business.

Pennylane vous permet de catégoriser très simplement vos transactions au sein de la vue Transactions et d'en extraire un fichier vous permettant de retravailler à votre guise de la donnée à jour. Vous pouvez également retrouver vos opérations groupées par catégories dans l'onglet "Analyse par catégorie".

Comprendre le principe d'axes et catégories/tags

Pour analyser sa trésorerie (ou son Profit & Loss P&L) efficacement, on peut se baser sur différents axes analytiques, qui contiennent des catégories (ou tags).

Une bonne pratique est de commencer par un axe principal (appelé "Types de dépenses / revenus" sur Pennylane), qui porte la structure du reporting à travers les catégories qu'il contient : revenus, achats de matières premières, déplacements, abonnements logiciels, salaires, bénéfices employés, etc.

Cet axe principal est présent par défaut dans Pennylane, avec une trentaine de catégories (ou tags) standardisées, comme vous pouvez le voir ci-dessous

Catégoriser sur plusieurs axes pour analyser plus finement sa trésorerie

Imaginons que votre entreprise :

  • dispose de plusieurs bureaux (Paris, Lyon, Évreux)

  • comporte plusieurs équipes (Marketing, Tech, Ops)

  • Travaille sur plusieurs projets (Projet Lunettes 3D, Projet Lunettes 4D)

Il est intéressant dans ce cas d'analyser plus finement sa trésorerie, par exemple pour imputer un salaire à l'équipe Marketing de Lyon, travaillant sur le projet "Projet Lunettes 3D". Avec ce niveau de détail, il devient très simple de piloter efficacement les dépenses par équipe, par projet.

Dans notre exemple, nous avons donc les axes et catégories suivants :

  • Pour l'axe Équipe : Marketing, Tech, Ops

  • Pour l'axe Bureau : Paris, Lyon, Évreux

  • Pour l'axe Projet : Projet Lunettes 3D et Projet Lunettes 4D.

Vous pouvez donc commencer par créer une catégorie (ou tag) pour Lyon, car elle n'existe pas encore.

Ensuite, vous pouvez rattacher la catégorie (ou tag) Lyon à un nouvel axe analytique que vous allez créer, l'axe Bureau :

Vous pouvez renseigner le nom d'un axe qui n'existe pas encore et sélectionnez 'Nouvel Axe' :

Vous pouvez voir que la transaction est désormais associée à une catégorie (ou tag) de l'axe Principal (Logiciels & Services Web) et à une catégorie d'un axe additionnel (Bureau), à savoir Lyon. Vous savez donc que cette dépense de logiciels est imputable au bureau de Lyon.

Pour résumer :

Commencer par associer une catégorie (ou tag) appartenant à l'axe principal "Types de dépenses / revenus".
Créer de nouvelles catégories (ou tag) dans un axe analytique différent pour gagner en granularité (voir l'exemple Équipe, Projet, Bureau, ...).

❌ Éviter de créer des catégories pour les clients / fournisseurs : ils apparaissent déjà dans la colonne "Tiers".

❌ Éviter de créer un axe pour chaque catégorie. Pas la peine de créer un axe "Projet Lunettes 3D" : créer plutôt l'axe Projet, puis la catégorie Lunettes 3D au sein de cet axe.
❌ Éviter de créer trop de catégories (ou tags) dans l'axe principal au risque de diminuer la lisibilité du reporting

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