Sommaire:

Les différents rôles sur Pennylane

Ajouter un collaborateur sur Pennylane

Gérer les droits d'un collaborateur

Assigner des dossiers à un collaborateur

Contrôler l'accès aux dossiers

Comment sécuriser les connexions de mes collaborateurs ?

Pennylane propose-t-il une solution de Single Sign-On (SSO) aux cabinets ?


Les différents rôles sur Pennylane

  1. Administrateur

L'administrateur ou les administrateurs d'un cabinet ont la possibilité de :

  • inviter des collaborateurs

  • donner des droits à des collaborateurs (manager de, etc.)

  • assigner ou retirer des dossiers à des collaborateurs

  • accéder à tous les dossiers du cabinet. Pour chaque dossier, vous pouvez contrôler son accès en le définissant comme confidentiel.

  • Accéder au paramètres du cabinet

  • Déclôturer un exercice clôturé

💡 Pour obtenir un rôle d'administrateur, il faut le demander aux autres administrateurs du cabinet ou bien aux équipes Pennylane s'il n'y a aucun administrateur pour le moment.

2. Collaborateur sur tous les dossiers

Il a accès à tous les dossiers du cabinet excepté les dossiers confidentiels (voir ici comment définir un dossier comme confidentiel)

3. Collaborateur

Il a uniquement accès aux dossiers qui lui sont affectés.

Ajouter un collaborateur sur Pennylane

Seuls les administrateurs peuvent ajouter des collaborateurs sur Pennylane.

Depuis la page Utilisateurs ou Entreprises (1), cliquer sur "Nouveau" et sélectionner "Comptable"

Renseigner le prénom, le nom ainsi que l'email du collaborateur en question. Sélectionner le cabinet dans le cas où vous auriez plusieurs cabinets sur Pennylane.
Assigner un rôle à votre collaborateur (Administrateur, Collaborateur sur tous les dossiers, Collaborateur).

Le collaborateur recevra un email l'invitant à se créer un mot de passe (son email servira de nom d'utilisateur).

Dès lors, l'administrateur verra cet utilisateur dans sa liste d'utilisateurs (n'oubliez pas de rafraîchir / actualiser la page) et pourra simplement gérer ses droits et lui attribuer des dossiers.

Gérer les droits d'un collaborateur

Depuis la page Utilisateurs, cliquer sur le nom du collaborateur pour pouvoir gérer ses droits.

Vous pouvez modifier le rôle de votre collaborateur. Voir paragraphe précédent pour l'explication des différents rôles.

Un admin peut également bloquer un utilisateur ce qui bloquera son accès à Pennylane en cliquant sur "Bloquer".

Assigner des dossiers à un collaborateur

Un collaborateur sur tous les dossiers a accès à l'ensemble des dossiers du cabinet excepté les dossiers définis comme confidentiels.

Autrement, un administrateur peut donner accès aux dossiers à ses collaborateurs depuis la page Utilisateurs (1) en cliquant sur "Gérer les droits d'accès"

ou depuis la page Entreprises (1) en cliquant sur "Paramètres du cabinet" (2).

Vous arrivez sur l'onglet "Accès aux dossiers". Vous voyez en abscisse le nom de vos collaborateurs et en ordonnée la nom de vos dossiers. Vous pouvez alors donner des accès à vos collaborateurs en cliquant sur la case adéquate.

Pour retirer l'accès, cliquer sur la poubelle rouge.

Comment contrôler l'accès des dossiers ?

Il est possible de définir un dossier de votre cabinet comme confidentiel. Dans ce cas, les collaborateurs ayant la permission "Collaborateur sur tous les dossiers" auront accès à tous les dossiers du cabinet excepté les dossiers confidentiels.

Pour ce faire depuis la page Entreprises (1), cliquer sur “Gestion du dossier(2) à droite du nom du dossier.

Puis aller dans l’onglet “Infos entreprises”, vous pourrez alors définir un dossier comme confidentiel.

Comment sécuriser les connexions de mes collaborateurs ?

Pennylane propose à chaque utilisateur - collaborateur ou client - d'activer l'authentification forte à deux facteurs afin de sécuriser encore davantage les accès à la plate-forme.

Pennylane propose-t-il une solution de Single Sign-On (SSO) aux cabinets ?

Les utilisateurs salariés de Pennylane se connectent déjà en SSO via Google Suite qui est la solution d'email / active directory utilisée par Pennylane en interne. Il est prévu prochainement de permettre aux cabinets d'activer le SSO via Microsoft Active Directory sur le même modèle afin que lorsqu'un salarié rejoint le cabinet son compte soit automatiquement créé et que lorsqu'un collaborateur quitte le cabinet son accès soit automatiquement désactivé.

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