Afin de simplifier votre gestion des ventes, nous vous permettons d'envoyer vos factures et devis directement depuis Pennylane.


Dans cet article, nous verrons comment :

Envoyer un devis ou une facture par email

Effectuer une relance

Vérifier si votre e-mail a bien été ouvert

Configurer un modèle de mail

Programmer l'envoi de vos factures récurrentes



Envoyer un devis ou une facture par email

Depuis vos vues "Toutes mes factures" ou "Tous mes Devis", cliquez sur une facture ou un devis pour ouvrir le panneau latéral, puis sur "Envoyer", en haut à droite :


Vous pouvez alors :

  • Choisir un modèle de mail, préalablement configuré depuis vos paramètres de facturation (Flèche 1 sur la capture ci-dessous),

  • Personnaliser l'objet et le corps de l'email que vous souhaitez envoyer (3 et 4),

  • Ajouter, modifier ou supprimer des destinataires (2). Ce champs est rempli par défaut en utilisant les emails associés à vos clients.

  • Ajouter une annexe (5), qui apparaitra en pièce jointe de l'email.

Une fois la personnalisation finalisée, cliquez sur "Envoyer" en haut à droite (6) :

Voici un exemple de l'email que recevra votre client : l'expéditeur sera l'adresse invoices@invoicing.pennylane.com, et la facture en PDF sera en pièce jointe de l'email:

En cliquant sur le bouton "Payer la facture" ou en ouvrant la pièce jointe (PDF de la facture), votre client verra la page suivante. En cliquant sur "Payer maintenant", il pourra procéder à un e-virement si vous avez activé cette option.

Effectuer une relance

Vous pouvez effectuer une relance en suivant la procédure décrite ci-dessus. Nous vous conseillons de créer un modèle de mail dédié aux relances de paiement, avec un message plus adapté.

Il est aussi possible de créer des séquences de relance pour relancer automatiquement vos clients à des échéances précises.

Vérifier si votre e-mail a bien été ouvert

Depuis vos vues "Toutes mes factures" ou "Tous mes devis", cliquez sur une facture ou un devis pour ouvrir le panneau latéral, puis sur l'onglet "Activités" :

Vous y retrouverez les activités liés à cette facture ou ce devis, y compris l'envoi par e-mail, sa réception et son ouverture.

Configurer un modèle de mail

Dans vos paramètres de facturation, vous avez la possibilité d'éditer les modèles de mails créés par défaut, d'en créer de nouveaux et de décider du modèle par défaut.


Cliquez sur "Ajouter un modèle de mail" pour en créer un nouveau. Dans le menu latéral à droite, sélectionnez le nom du modèle, la langue (Français ou Anglais), et si le modèle concerne les factures ou les devis. Un certain nombre de variables sont disponibles en bas à droite, pour personnaliser le contenu de votre mail.

N'oubliez pas d'enregistrer en haut à droite, une fois les modifications terminées :

Fonctionnement des variables :

Pour que le nom du client à qui vous envoyez une facture ou un devis, soit automatiquement mis à jour dans le mail que vous lui envoyez, il vous suffit de renseigner {{client}} dans le corps du texte de votre modèle :

Programmer l'envoi par mail de vos factures récurrentes

Lorsque vous créez un abonnement, vous pouvez choisir plusieurs modes de finalisation. Si vous sélectionnez le mode "L'abonnement crée une facture et l'envoie par email", l'e-mail avec la facture sera envoyé automatiquement à chaque échéance :

Cliquez sur "Editer le modèle de mail" afin de créer un mail personnalisé ou sélectionner un modèle pré-enregistré :

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