Sommaire:

Paramétrage côté client

Paramétrage côté comptable

Points comptables suite à la reprise


Paramétrage côté client

Une fois le dossier créé sur Pennylane, le client va connecter ses comptes bancaires et paramétrer la transmission des factures lors d'une session de formation dispensée par l'équipe Onboarding & Customer Care. Vous pouvez suivre l'avancement de l'onboarding de votre client depuis l'onglet Déploiement de la page Entreprises.

Une fois réalisées, les actions passent en statut "Effectuée" de manière automatique.

L'action "Activation du compte client" indique si le client a activé son compte ou non et est effectuée lorsque la pastille dans la colonne Invitations est de couleur verte.

La pastille de couleur orange indique que l’invitation a été envoyée, mais aucun utilisateur ne l’a encore acceptée.

La pastille de couleur rouge indique que l'’invitation n’a pas encore été envoyée ; vous pouvez renvoyer l’invitation à votre client en plaçant votre curseur sur la pastille rouge et en cliquant sur “Envoyer”.

Paramétrage côté comptable

Une fois l'onboarding réalisé, vous pouvez commencer à travailler sur le dossier.

Voici les grandes étapes à réaliser lors de la reprise d'un dossier sur Pennylane. Nous retrouvons ces étapes dans la checklist accessible dans la colonne "Préparation du dossier" depuis l'onglet Déploiement. Ces actions sont à cocher par vos soins excepté l'action "Import du FEC" qui se met à jour automatiquement.

1. Configuration de l'entreprise

Le bouton "Configurer" donne accès à l'onglet Infos Clients accessible également depuis les Paramètres de l'entreprise (roue crantée en haut à droite). C'est ici que vous pourrez renseigner les informations générales de l'entreprise, paramétrer les exercices comptables et renseigner le régime fiscal et le régime de TVA de la société.

Pour plus de détails, voir l'article Configurer un dossier (Infos client).

2. Import du FEC

L'import d'un FEC vous permettra d'avoir l'antériorité de la comptabilité sur Pennylane.

Pour savoir comment importer un FEC, voir l'article Importer un FEC et configurer les comptes.

Pour les experts comptables, nous vous proposons d'importer les FEC de vos dossiers. Vous pouvez les envoyer à l'adresse mail fec@pennylane.tech

Pour ce faire, veuillez si possible utiliser le modèle d'objet de mail ci-après :

Demande d'import de FEC - (Nom de votre cabinet)

et préciser le nom des dossiers ainsi que les dates des exercices comptables.

Certaines écritures font doublon avec le FEC

Si le client a déjà connecté ses banques et importé des factures sur Pennylane, il se peut que certaines transactions bancaires ou factures fassent doublon avec les écritures du FEC. Il sera alors possible de les archiver pour supprimer leur impact comptable.

Comment conserver le plan comptable du FEC ?

Lors de l'import du FEC, il conviendra de réaliser un mapping entre les comptes du FEC et les comptes de Pennylane. Pennylane préremplira le mapping.

  • Comptes bancaires : Pennylane ne conserve pas les numéros des comptes 512 issus du FEC. En effet, lors de la synchronisation d'un compte bancaire avec Pennylane ou lors de la création manuelle d'un compte bancaire, un numéro de compte 512 est créé automatiquement.

  • Comptes fournisseurs et clients : Pennylane va reprendre les numéros et libellés des comptes auxiliaires. Les comptes alpha-numériques sont acceptés.

  • Comptes de TVA : il n'est pas possible de créer des comptes de TVA, car les comptes de TVA sont reliés à la déclaration de TVA de Pennylane.

  • Autres comptes comptables (hors 401/411/512 et TVA) : Soit Pennylane utilisera un compte comptable du PCG de Pennylane, soit Pennylane créera un nouveau compte à partir du libellé et numéro de compte du FEC. Il est tout à fait possible de modifier le numéro de compte et/ou le libellé du compte en cliquant sur le crayon à droite du compte.

Une fois le FEC importé, quelques contrôles sont à réaliser :

3. Activation de l'EBICS

Il existe différentes manières de récupérer les transactions bancaires sur Pennylane: API, Agrégateurs ou EBICS.

L'EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) : est un protocole sécurisé qui permet le transfert de données avec les établissements bancaires. L’EBICS est un mandat tripartite signé par la banque, le client et l’expert-comptable. Nous vous conseillons de mettre en place l'EBICS pour assurer une connexion bancaire plus stable, et ainsi avoir une donnée financière plus fiable.

Nous travaillons avec deux partenaires pour l'EBICS: JeDéclare et SoBank.

SoBank :

Jedéclare :

Voici une vidéo pour vous aider à mettre en place l'EBICS:

Points comptables suite à la reprise


TVA

Voir les articles dédiés : Paramétrer le régime de TVA, Traitement de la TVA sur Pennylane et Télédéclarer la TVA

Immobilisations

Il convient de saisir les immobilisations contenues dans le FEC dans le module des Immobilisations. En effet, contrairement aux factures d'immobilisations, les écritures de classe 2 ne se déversent pas dans le module des immobilisations.

Il existe deux options pour importer l'historique des immobilisations sur Pennylane:

Voir l'article Utiliser le module des immobilisations

Une fois ce travail effectué, il convient de tenir la comptabilité du dossier sur Pennylane en saisissant les factures et en traitant les transactions bancaires.

Puis de réviser le dossier.

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