Sommaire:

Paramétrage côté client

Paramétrage côté comptable

Points comptables suite à la reprise

Routine comptable


Paramétrage côté client

Une fois le dossier créé sur Pennylane, le client va connecter ses comptes bancaires et paramétrer la transmission des factures lors d'une session de formation dispensée par l'équipe Onboarding & Customer Care. Vous pouvez suivre l'avancement de l'onboarding de votre client depuis l'onglet Déploiement de la page Entreprises.

Une fois réalisées, les actions passent en statut "Effectuée" de manière automatique.

L'action "Activation du compte client" indique si le client a activé son compte ou non et est effectuée lorsque la pastille dans la colonne Invitations est de couleur verte.

La pastille de couleur orange indique que l’invitation a été envoyée, mais aucun utilisateur ne l’a encore acceptée.

La pastille de couleur rouge indique que l'’invitation n’a pas encore été envoyée ; vous pouvez renvoyer l’invitation à votre client en plaçant votre curseur sur la pastille rouge et en cliquant sur “Envoyer”.

Paramétrage côté comptable

Une fois l'onboarding réalisé, vous pouvez commencer à travailler sur le dossier.

Voici les grandes étapes à réaliser lors de la reprise d'un dossier sur Pennylane. Nous retrouvons ces étapes dans la checklist accessible dans la colonne "Préparation du dossier" depuis l'onglet Déploiement. Ces actions sont à cocher par vos soins excepté l'action "Import du FEC" qui se met à jour automatiquement.

1. Configuration de l'entreprise

Le bouton "Configurer" donne accès à l'onglet Informations Entreprises accessible également depuis les Paramètres de l'entreprise (roue crantée en haut à droite). C'est ici que vous pourrez renseigner les informations générales de l'entreprise, paramétrer les exercices comptables et renseigner le régime fiscal et le régime de TVA de la société.

Pour plus de détails, voir l'article Configurer un dossier (Informations entreprises).

2. Import du FEC

L'import d'un FEC vous permettra d'avoir l'antériorité de la comptabilité sur Pennylane.

Pour savoir comment importer un FEC, voir l'article Importer un FEC et configurer les comptes.

Pour les experts comptables, nous vous proposons d'importer les FEC de vos dossiers. Vous pouvez les envoyer à l'adresse mail fec@pennylane.tech

Pour ce faire, veuillez si possible utiliser le modèle d'objet de mail ci-après :

Demande d'import de FEC - (Nom de votre cabinet)

et préciser le nom des dossiers ainsi que les dates des exercices comptables.

Certaines écritures font doublon avec le FEC

Si le client a déjà connecté ses banques et importé des factures sur Pennylane, il se peut que certaines transactions bancaires ou factures fassent doublon avec les écritures du FEC. Il sera alors possible de les archiver pour supprimer leur impact comptable.

Comment conserver le plan comptable du FEC ?

Lors de l'import du FEC, il conviendra de réaliser un mapping entre les comptes du FEC et les comptes de Pennylane. Pennylane préremplira le mapping.

  • Comptes bancaires : Pennylane ne conserve pas les numéros des comptes 512 issus du FEC. En effet, lors de la synchronisation d'un compte bancaire avec Pennylane ou lors de la création manuelle d'un compte bancaire, un numéro de compte 512 est créé automatiquement.

  • Comptes fournisseurs et clients : Pennylane va reprendre les numéros et libellés des comptes auxiliaires. Les comptes alpha-numériques sont acceptés.

  • Comptes de TVA : il n'est pas possible de créer des comptes de TVA, car les comptes de TVA sont reliés à la déclaration de TVA de Pennylane.

  • Autres comptes comptables (hors 401/411/512 et TVA) : Soit Pennylane utilisera un compte comptable du PCG de Pennylane, soit Pennylane créera un nouveau compte à partir du libellé et numéro de compte du FEC. Il est tout à fait possible de modifier le numéro de compte et/ou le libellé du compte en cliquant sur le crayon à droite du compte.

Une fois le FEC importé, quelques contrôles sont à réaliser :

3. Activation de l'EBICS

Il existe différentes manières de récupérer les transactions bancaires sur Pennylane: API, Agrégateurs ou EBICS.

L'EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) : est un protocole sécurisé qui permet le transfert de données avec les établissements bancaires. L’EBICS est un mandat tripartite signé par la banque, le client et l’expert-comptable. Nous vous conseillons de mettre en place l'EBICS pour assurer une connexion bancaire plus stable, et ainsi avoir une donnée financière plus fiable.

Nous travaillons avec deux partenaires pour l'EBICS: JeDéclare et SoBank.

SoBank :

Jedéclare :

Voici une vidéo pour vous aider à mettre en place l'EBICS:

4. Paramétrage des intégrations

Connectez vos solutions de paie Silae ou Payfit pour importer automatiquement vos OD de paie tous les mois.

Connectez vos e-shops et vos caisses des restaurants pour récupérer automatiquement les écritures de ventes.

Points comptables suite à la reprise


TVA

Pour déclarer votre première TVA, il est dans un premier temps nécessaire d’avoir réalisé l’intégralité de la saisie comptable (saisie des factures d’achat, de vente et le traitement des transactions bancaires) et de vous assurer que les OD de TVA des mois précédents ont bien été saisies.

Ensuite, il est important de vérifier quelques points pour profiter de l’automatisation de la TVA :

  1. Avoir paramétré la TVA dans les paramètres, l’onglet Informations Entreprises - Fiscal (date d’échéance, fréquence, code ROF)

  2. Avoir effectué le paramétrage au niveau de comptes fournisseurs dont la TVA serait sur les débits à partir de l’onglet Fournisseurs du module Dossier du client

  3. Suite à l’import d’un FEC, avoir éventuellement réimputé les comptes de TVA du FEC vers les comptes de TVA spécifiques à Pennylane. Si besoin, vous pouvez toujours exclure les écritures du FEC de la déclaration de TVA le temps d’effectuer les régularisations nécessaires.

  4. Effectuer le cadrage de TVA pour vous assurer de la cohérence de la TVA avec les soldes des comptes clients.

  5. Télédéclarer la TVA et s’assurer qu’elle a bien été acceptée.

Immobilisations

Il convient de saisir les immobilisations contenues dans le FEC dans le module des Immobilisations. En effet, contrairement aux factures d'immobilisations, les écritures de classe 2 ne se déversent pas dans le module des immobilisations.

Il existe deux options pour importer l'historique des immobilisations sur Pennylane:

Voir l'article Utiliser le module des immobilisations

Une fois ce travail effectué, il convient de tenir la comptabilité du dossier sur Pennylane en saisissant les factures et en traitant les transactions bancaires.

Puis de réviser le dossier.

Routine comptable

  1. Saisie des factures d'achats et de ventes ou import du chiffre d'affaires. Pour les factures d’immobilisations, vous pouvez enregistrer directement l’immobilisation dans Pennylane lorsque vous saisissez une facture en mode plein écran avec un compte de classe 2. Enregistrer des paramètres par défaut (comptes de charges/produits, taux de TVA) pour vos tiers de manière à gagner du temps sur la saisie.

  2. Rapprochement bancaire : l'existence de doublons bancaires ou de manques, même très peu fréquents, n'est pas écartée même avec Pennylane. Il est préférable de réaliser un rapprochement bancaire tous les mois via notre module de rapprochement bancaire.

  3. Réconciliation des transactions avec les factures préalablement saisies : la transaction, même rapprochée de sa facture, n'apparaîtra pas "traitée" tant que la facture n'aura pas été préalablement saisie ou validée via le module de factures fournisseurs (étape 1). Vous pouvez également rapprocher une facture de son écran depuis le mode plein écran du module de saisie des factures.

  4. Création de règles d’automatisation ou saisie manuelle des contreparties pour les transactions non liées à des factures

  5. Consulter, depuis la balance fournisseurs, les factures non encore lettrées : certaines d'entre elles peuvent être la réponse à des transactions non encore traitées, et pour lesquelles l'Intelligence Artificielle n'a pas su faire de proposition de rapprochement.

  6. Les dernières transactions non traitées restant sur la page transactions font l'objet d'une relance ou d'une demande d'informations supplémentaires : utiliser les outils de relance client décrits ici.

  7. Une fois les factures manquantes importées par le client, recommencer la procédure depuis le point 1.

  8. Intégration des écritures de paie via le module d'import si Payfit et Silae ne sont pas connectés à Pennylane

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