Sommaire:

Activer et paramétrer la GED

Ajouter des dossiers à la GED

Lier la GED aux différents modules de Pennylane

Collaborer avec mon client

Demander des documents à mon client



Activer et paramétrer la GED

Tout d'abord, il faut activer la GED depuis l'onglet "Mes documents" dans le Dossier du client.

Une fois activée, des dossiers et des sous-dossiers vont être automatiquement créés.

L'arborescence de la GED est identique pour tous les dossiers et se présente de la manière suivante :

Il est tout à fait possible de modifier l'arborescence de la GED en créant des nouveaux dossiers et sous-dossiers.

Vous pouvez renommer, supprimer ou déplacer un dossier en cliquant sur les 3 petites points à droite d'un dossier:

ūüí° Les administrateurs d'un cabinet peuvent param√©trer une arborescence de la GED applicable √† l'ensemble des dossiers de votre cabinet.

Le paramétrage de la GED est accessible depuis la page Utilisateurs en cliquant sur "Gérer les droits d'accès":

Cliquer sur l'onglet "Paramètres de la GED"

Vous pouvez alors ajouter/supprimer des dossiers en cliquant sur les ...

Vous pouvez également partager des dossiers avec le client en lecture seule. Pour ce faire, sélectionner les dossiers et cliquer sur Modifier les permissions.
Pensez à bien enregistrer les modifications en cliquant sur "Appliquer l'arborescence".

‚ö†ÔłŹ La nouvelle arborescence de la GED s'appliquera pour les nouveaux dossiers sur Pennylane ou pour les dossiers existants pour lesquels la GED n'a pas encore √©t√© activ√©e.

Ajouter des documents à la GED

Il est possible d'ajouter des documents à la GED directement dans un des dossiers de la GED ou bien en cliquant sur "+ Ajouter" - "Ajouter des fichiers". Dans ce cas-là, le fichier ajouté sera placé dans l'onglet "Documents à classer".

Il est possible de déplacer des fichiers dans les différents dossiers de la GED ou bien dans le module de saisie des factures fournisseurs ou clients.

Pour chaque document téléchargé dans la GED, il est possible d'effectuer différentes actions. Si vous cliquez sur le document, une fenêtre latérale s'ouvre à droite:

  • Onglet Document : vous permet de renommer le fichier, de le t√©l√©charger, le supprimer et de le d√©placer.

  • Onglet Commentaires : vous permet de mettre un commentaire sur un document. Il sera √©galement visible par le client si le fichier est partag√© avec lui.

  • Onglet Activit√©s : vous permet de suivre l'historique des changements, comme une modification du nom du document par exemple.

Lier la GED aux différentes modules de Pennylane

1. Avec le module de saisie des factures

Depuis le module de saisie des factures fournisseurs ou clients, vous pouvez déplacer un document vers la GED en cliquant sur "Actions" - "Déplacer vers la GED". Dans ce cas, le document sera retiré de la page "Factures" et sera relocalisé dans "Documents à classer" de la GED.

Vous pouvez également transférer des documents de la GED vers le module de saisie des factures fournisseurs ou clients en cliquant sur "Déplacer".

2. Avec le guide de révision par cycles

Depuis le guide de révision par cycles, lorsque vous êtes sur une diligence, vous pouvez ajouter un document en cliquant sur Document.

Il est possible d'ajouter un document externe à Pennylane ou bien un document déjà présent dans la GED de Pennylane.

3. Avec le module de déclaration de TVA

Lorsque vous télédéclarez la TVA depuis Pennylane, vous allez recevoir un accusé de réception, accessible en cliquant sur le statut de la déclaration de TVA. L'accusé de réception sera alors automatiquement envoyé vers la GED dans le dossier "Documents à classer".

4. Avec toute écriture comptable

Il est possible d'ajouter une pièce jointe à n'importe quelle écriture comptable depuis la balance ou les journaux.

ūüí° Tous les documents ajout√©s √† Pennylane, que ce soit depuis le guide de r√©vision, ou bien les balances/journaux, se d√©versent dans la GED dans le dossier "Documents √† classer".

Collaborer avec mon client

Votre client a également accès à la GED depuis l'onglet Mes documents.

  • Il est possible de partager des dossiers de la GED avec votre client en lecture seule. Votre client peut alors consulter les documents, ajouter un commentaire, mais ne peut pas les supprimer ni les d√©placer.

    Pour ce faire, cocher "Dossier partagé avec le client" pour les dossiers concernés.

Par défaut, le dossier "Documents à classer" est partagé avec votre client. Dans la vue clients, ce même dossier s'appelle "Documents à transmettre".

  • Votre client peut ajouter des fichiers √† la GED via "Documents √† transmettre" mais ne peut pas les classer dans les diff√©rents dossiers. Par d√©faut, les documents t√©l√©charg√©s par le client seront plac√©s dans "Documents √† classer".

‚ö†ÔłŹ Pour que votre client puisse ajouter des fichiers, vous devez activer la GED de votre c√īt√© au pr√©alable.

Demander des documents à mon client

Depuis la GED, vous avez également accès au module de Demande de documents, afin de demander des documents à votre client.

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