1 - Importer vos notes de frais dans Pennylane

2 - Traiter vos notes de frais

3 - Gérer et retrouver vos notes de frais


⚠️ Chaque salarié/associé réglant des dépenses professionnelles doit avoir ses propres accès sur la plateforme afin que vous puissiez lui attribuer sa facture ou qu'il se l'attribue.

Si vous êtes dirigeant et non salarié, votre comptable doit vérifier le compte associé à vos notes de frais (compte 467 pour les salariés et 455 pour les associés).

⚠️ Le module de notes de frais n'est disponible qu'à partir du plan Essentiel.


⬇️ Importer les factures liées à des notes de frais

Exactement de la même manière que pour toutes vos autres factures ! Vous pouvez choisir la méthode que vous ou votre salarié préférez parmi toutes celles que nous proposons (Email, Drive, App mobile...).

💡 La méthode la plus pratique selon nous : que vous preniez directement en photo les notes de frais via l'application mobile Pennylane.


🚨 Même si vous nous transmettez les justificatifs, vous devez conserver les originaux !


🪄 Traiter vos notes de frais

Vous retrouverez les justificatifs dans le module Achats 👉 "Toutes mes factures". Il vous faudra attribuer un collaborateur à la facture afin qu'elle bascule dans le module "notes de frais" :

  1. Cliquez sur la ligne de facture, validez ou complétez les informations pré-remplies le cas échéant, puis classez la facture comme "payée par un collaborateur" grâce au menu déroulant en haut à droite "classer comme".


💡 Si c'est l'App mobile qui est utilisée pour faire remonter une facture, vous pourrez sélectionner "payée avec ma carte personnelle" et la note de frais vous sera directement attribuée, sans effort ! 💡


2. Attribuez la facture au salarié qui a réglé la note de frais dans le menu déroulant qui s'affiche et cliquez sur "confirmer". Une fois cette démarche effectuée, le lettrage s'effectuera côté comptable.

Une fois le bon collaborateur sélectionné, son nom apparaîtra dans les informations de la facture sur la droite.

📂 Retrouver et gérer vos notes de frais

Vous pourrez ensuite retrouver toutes les factures concernant des notes de frais dans l'onglet "Notes de frais" du module d'achats. Vous pouvez par la suite utiliser les différents filtres pour retrouver une facture en particulier.


✍️ Vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou Qonto. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser. Pour plus d'information vous pouvez consulter l'article rembourser les notes de frais de vos collaborateurs.


En cas de problème, n'hésitez pas à consulter nos ressources/contacter notre équipe support via la bulle de chat bleue, dans le menu en bas à gauche de votre espace Pennylane.

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