De quels justificatifs mon comptable a-t-il besoin ? Comment laisser un commentaire à un collègue sur une facture ?

De nombreuses fonctionnalités vous permettent de collaborer avec votre comptable et vos collègues sur Pennylane. On vous explique toutes ces possibilités.


Les sujets abordés dans cet article :

Voir les justificatifs demandés par votre comptable

Notifier un utilisateur

Consulter vos notifications

Accéder à l'historique d'une transaction ou d'une facture


Comment voir vos justificatifs manquants ?

Vous souhaitez voir en un coup d'œil les éléments dont votre comptable a besoin pour travailler sur votre dossier ? Dirigez-vous vers la vue "Transactions" !

La carte "Non justifié" en bleu résume toutes les transactions pour lesquelles vous n'avez pas apporté de justificatif.

La carte rouge "Demande comptable" vous montre le nombre de transactions pour lesquelles votre comptable a explicitement demandé des précisions. Cela peut-être :

  • Une demande de justificatif en retard, important pour votre TVA

  • Une question. Dans ce cas, vous verrez également une icône commentaire

La carte "Justifié" résume toutes les transactions pour lesquelles vous n'avez plus rien à faire! Soit car vous avez ajouté un justificatif, soit parce qu'elle a été traitée par votre comptable ou par une règle automatique.


Comment notifier un utilisateur?

Deux options s'offrent à vous pour communiquer avec votre comptable ou vos collègues :

💬 Commenter sans notifier : Sur toutes vos transactions ou factures, vous pouvez laisser une simple note via l'onglet "Commentaires". Aucun utilisateur ne sera notifié de ce commentaire, mais ils pourront le voir dans leur interface :

  • Les commentaires non lus apparaissent avec une pastille rouge

  • Vous pouvez également filtrer les lignes contenant des commentaires

🔔 Notifier un utilisateur : Pour des demandes importantes, vous pouvez notifier un utilisateur en tapant @ puis en cherchant son nom. Cet utilisateur recevra une notification dans son centre de notifications et par mail.


💡 Vous ne trouvez pas la personne que vous cherchez ? 2 possibilités:

  • Si c'est votre comptable : il faut que celui-ci s'ajoute à votre compte, selon la marche à suivre décrite ici (article réservé aux utilisateurs comptables)

  • Si c'est un collègue : celui-ci n'est peut-être pas utilisateur de Pennylane. Rapprochez-vous de votre gestionnaire de compte pour le rajouter.


Comment consulter vos notifications ?

  • Le centre de notifications en haut à droite de votre écran, récapitule tous les commentaires qui vous sont adressés sur Pennylane. Cliquer sur une notification ouvrira la facture ou transaction correspondante, où vous pourrez répondre.

  • Un récapitulatif par email vous est également envoyé chaque matin, contenant les nouveaux messages du jour.


Comment accéder à l'historique d'une transaction ou d'une facture?

Vous ne comprenez pas pourquoi une transaction n'est plus rapprochée, ou une facture a été modifiée ? Pour une transparence toujours plus grande entre vous et votre comptable, Pennylane met à disposition un flux d'activité partagé.

En cliquant sur une transaction ou une facture, vous ouvrez un panneau latéral. Le dernier onglet "Activités" vous présente les actions effectuées sur cette ligne, notamment :

  • La nature de l'action

  • L'auteur de l'action

  • La date

Cette frise est également visible par votre comptable.


A lire aussi :

Utiliser la page transactions

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