Sur Pennylane vous avez la possibilité de créer et importer une note de frais. Dans cet article, vous apprendrez comment faire une note de frais sur ordinateur ainsi que sur votre application mobile Pennylane.


✍️ La fonctionnalité note de frais est disponible pour les utilisateurs ayant un plan Essentiel ou Premium.


Le rôle “Employé” permet aux salariés et collaborateurs de créer et d’envoyer une note de frais sans avoir accès aux différents modules de Pennylane. Un utilisateur administrateur peut attribuer ce rôle depuis les paramètres via l'onglet "Utilisateurs" en cliquant sur l'utilisateur puis sur le sous-onglet "Rôle".

Créer une note de frais depuis un ordinateur

1) Depuis le menu de gauche, dans la section "Achats", rendez-vous dans votre espace “Mes notes de frais”.

2) Cliquez sur “Ajouter une nouvelle dépense”, puis importez votre justificatif et enregistrez. L’OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères) va alors lire la facture pour remplir les champs et faciliter la saisie.

3) Vérifiez et complétez les informations si besoin et cliquez sur “Soumettre à validation”.

Créer une note de frais depuis l'application mobile

1) Téléchargez l'application mobile Pennylane disponible sur iOS, Android, Google Play Store.

2) Depuis l'application, allez dans le menu "Achats" en bas de votre écran.

3) Cliquez sur le bouton "+" vert en haut à droite.

4) Sélectionnez "Notes de frais" puis la méthode de remontée de votre note de frais. Par exemple, vous pouvez prendre en photo votre ticket de caisse ou choisir un fichier sur votre téléphone.

5) L'OCR va alors lire votre facture et saisir les informations. Comme pour une facture classique, vous devrez vérifier et valider les informations renseignées.

Vous devez également ajouter le "Type de dépense" comme par exemple une dépense de restaurant ou de parking.

6) Enfin, cliquez sur "Soumettre à validation" pour finaliser. Cette facture sera ainsi enregistrée dans le système et l'administrateur du compte pourra valider ou refuser la note de frais.

Toutes les notes de frais apparaissent sur la page "Mes notes de frais", accessible depuis le module d'achat (sur ordinateur et mobile) : vous pouvez suivre leur évolution et leurs étapes de validation.

Quatre statuts existent :

- À compléter : certains éléments sont manquants pour pouvoir soumettre votre note de frais à validation. Vérifiez donc les informations.

- En Attente de validation

- Approuvée

- Refusée

Vous avez également la possibilité de communiquer avec la personne qui valide vos notes de frais grâce à l’onglet “Commentaires”, disponible sur le panneau latéral qui s'ouvre lorsque vous cliquez sur la ligne de votre note de frais.

En cas de problème, n'hésitez pas à consulter nos ressources/contacter notre équipe support via la bulle de chat bleue, dans le menu en bas à gauche de votre espace Pennylane.

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