Les fichiers .TRA sont les types de fichiers, un peu plus robustes que les FECs, que vous pouvez importer de CEGID. Ils vous permettent d’importer l’intégralité de vos historiques par client.

Vous pouvez maintenant les importer dans Pennylane.


Sommaire:

Télécharger le fichier

Mapping des comptes et import

Import des pièces jointes avec le fichier .TRA

Contrôles post-import


Télécharger le fichier

Depuis l'onglet Imports, cliquer sur "Importer un fichier" (1), puis sélectionner le type de fichier à importer “Export CEGID (.TRA)” (2).

Glisser-déposer ensuite votre fichier à importer ou cliquer sur “Choisir un fichier” (1). Puis, sélectionner “Commencer l’import” (2).

Une fois le ou les fichier(s) importé(s), ils apparaîtront dans la liste de fichiers avec la mention “À traiter”.

Cliquer sur l’icône “Préparer l’import” (1) pour commencer le mapping.

Il suffit alors de faire correspondre chacun des comptes du .TRA (tout comme pour les FECs) avec les comptes de Pennylane. On peut au choix créer des comptes (selon les suggestions proposées) ou choisir les comptes du PCG de Pennylane.

Mapping des comptes et import

  1. Configurer des comptes bancaires

Mapper (1) les comptes 512 issus du .TRA avec les comptes bancaires synchronisés sur Pennylane. Si le compte n’est pas synchronisé, vous pouvez inscrire le libellé du compte bancaire à créer (2). Une fois les comptes bancaires renseignés, cliquer sur “Page suivante” (3).

2. Configurer les journaux

Pour mapper les journaux synchronisés sur Pennylane, vous pouvez utiliser un journal déjà existant dans notre base de données en cliquant sur l’icône “Modifier” (1). Vous pouvez inscrire le nom du Journal à créer (2). Une fois les noms renseignés, cliquer sur “Page suivante” (3).

3. Configurer le plan comptable

Pour mapper les différents comptes synchronisés sur Pennylane, vous pouvez naviguer entre les différents onglets du menu (1). Si les intitulés des comptes crées par défaut ne vous conviennent pas, vous pouvez les modifier en cliquant sur l’icône “Modifier” (2). Une fois le plan comptable renseigné correctement, cliquer sur “Page suivante” (3).

4. Récapitulatif

Cette étape vous permet de vérifier si toutes les écritures sont bien renseignées et si le ficher est prêt à être importé. Si vous avez des modifications à faire, cliquer sur “Page Précédente” (1). Si le fichier est prêt à être importé, cliquer sur “Finaliser l’import” (2).

Import des pièces jointes avec le fichier .TRA

Il est possible d'importer les pièces jointes une fois le fichier .TRA importé dans Pennylane.

Exporter le fichier .TRA de votre outil de production comptable avec pièces jointes puis l'importer dans Pennylane, comme décrit plus haut.

Une fois le fichier .TRA importé, aller dans le module d'import et cliquer sur le bouton "Joindre une archive" à droite du fichier importé.

Puis importer toutes les pièces jointes dans un fichier ZIP.

⚠️ Pour que les pièces jointes soient correctement rattachées aux écritures correspondantes, il est nécessaire que les libellés des fichiers soient identiques aux libellés inscrits dans la colonne PieceRef du fichier .TRA.

Le libellé du fichier ne doit pas contenir le nom de l'extension (.pdf, .png) dans la colonne PieceRef.

Contrôles post-import

  • Cadrage de la balance et archivage des données si besoin

Une fois le FEC importé, il convient de vérifier que le solde de la balance générale sur Pennylane cadre bien avec le solde du FEC importé.

✍️ Ce contrôle est surtout pertinent dans le cadre d'un import de FEC définitif.

Le solde ne cadre pas lorsque des factures ou des transactions bancaires ont été importées dans Pennylane pour la période correspondant aux dates du FEC.

Il convient donc de les archiver pour éviter qu'il y ait des doublons avec le FEC.

Pour ce faire, aller dans Paramètres - Infos Clients - Actions

  • Sélectionner la période que vous souhaitez archiver

  • Sélectionner les éléments à archiver (Factures fournisseurs, factures clients, transactions bancaires)

  • Cliquer sur Archiver

💡 Archiver un élément ne le supprime pas de Pennylane mais supprime son impact comptable. Il sera possible de le restaurer à tout moment si vous avez besoin de le comptabiliser.

  • Clôture de l'exercice et génération de reports à nouveau

L’exercice se clôture depuis les paramètres, dans les onglets Infos Clients - Fiscal.

Une fois l'exercice clôturé, il est possible de générer une écriture de report à nouveau.

💡 Un administrateur peut rouvrir un exercice clôturé.

⚠️ Si on intègre deux fichiers .TRA portant sur deux exercices N-1 et N, ne pas générer les à-nouveaux de l’exercice N-1 car ils seront intégrés dans le fichier .TRA N.

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